4 tips voor een snelle douane inklaring

7 september 2021

Onnodig oponthoud bij de inklaring van goederen komt nog vaak voor. Vervelend voor u als verlader, en in de meeste gevallen had dit eenvoudig voorkomen kunnen worden. Eén van de oplossingen ligt in de factuur die u van uw leverancier ontvangt. Hierop ontbreken vaak gegevens die essentieel zijn voor het opmaken van de invoeraangifte. Met de volgende 4 tips zorgt u voor een vlekkeloze inklaring van uw goederen en voorkomt u onnodige vertraging.

Tip 1: Een juiste goederenomschrijving

Op de factuur die u van uw leverancier ontvangt vindt u doorgaans een omschrijving van de goederen. Het loont de moeite om hier eens kritisch naar te kijken. Regelmatig blijkt deze omschrijving namelijk niet voldoende voor de douane om te kunnen controleren of de juiste goederencode in de invoeraangifte is gebruikt. Dit kan leiden tot vragen, controles en oponthoud van uw goederen.

Alleen met een volledige goederenomschrijving kunnen onze douane declaranten een correcte invoeraangifte voor u opmaken. Hiervoor dient allereerst de juiste handelsbenaming op de factuur te staan: het merk en productnummer. Verder moet de goederenomschrijving gedetailleerd antwoord geven op de vraag: “Wat is het?”. Hierbij is het van belang om de specifieke kenmerken van het artikel te vermelden, zoals:

• Materiaal van het artikel
• Percentages van materialen in het artikel
• Functionaliteit van het artikel
• Eigenschappen van het artikel

Een goederenomschrijving zoals ‘tops’ is bijvoorbeeld veel te algemeen. De één vindt een trui namelijk een top, de ander een singlet of T-shirt. Daarnaast zegt ‘tops’ ook niks over de specifieke kenmerken van het artikel. Zo’n algemene goederenomschrijving is dan ook onvoldoende voor het opmaken van de invoeraangifte. Een specifieke en goede omschrijving van ‘tops’ zou bijvoorbeeld kunnen zijn: “knitted T-shirt, 100% cotton” .

Komt u regelmatig onvolledige goederenomschrijvingen tegen op facturen? Dan raden we u aan om dit te bespreken met uw leverancier. Wanneer de goederenomschrijving op uw factuur niet klopt en u er zelf niet uitkomt, voorzien onze douane declaranten u uiteraard graag van advies.

Tip 2: Welke Incoterm is er afgesproken?

Een tweede punt wat nooit mag ontbreken op uw factuur, is de zogenaamde Incoterm. Dit zijn de leveringscondities die u met uw leverancier bent overeengekomen. Aan de hand hiervan wordt namelijk de douanewaarde van uw goederen berekend. Zo wordt duidelijk hoeveel invoerrechten u aan de Nederlandse douane moet afdragen.

De Incoterm die u overeenkomt met uw leverancier kan een groot verschil maken in de kosten die u onderaan de streep betaalt. Daarom hebben we de belangrijkste tips voor u op een rij gezet. Zo kunt u eenvoudig op onnodige kosten besparen.

Tip 3: De juiste hoeveelheden vermelden

Hoeveel dozen u precies importeert staat altijd op de B/L. Hetzelfde geldt helaas niet voor de factuur die u van uw leverancier ontvangt. Het komt regelmatig voor dat de hoeveelheid dozen hier niet opstaat, of verschilt van het aantal op de B/L. Dat zorgt voor problemen bij het opmaken van de invoeraangifte. Controleert u daarom altijd of het exacte aantal dozen dat u importeert op de factuur staat vermeld, én of dit overeenkomt met de B/L.

Tip 4: Vergeet het factuurnummer niet

Misschien klinkt deze laatste tip als vanzelfsprekend. Toch zien we nog vaak dat het factuurnummer ontbreekt op de factuur van de leverancier. De douane heeft dit nummer nodig om te controleren of de invoeraangifte klopt. Verzeker uzelf er dus altijd van dat het factuurnummer op de factuur staat.

Factuur aanvullen?

Heeft u aanvullingen op de factuur die u van uw leverancier heeft ontvangen? Geef deze dan zo snel mogelijk door aan uw Ritra Cargo contactpersoon. Zo bent u zeker van een snelle en correcte inklaring van uw goederen en voorkomt u onnodig oponthoud.