Achter de schermen bij import manager luchtvracht Rob

19 november 2019

“Met ruim 40 jaar werkervaring op Schiphol zit luchtvracht in m’n genen”, begint Rob. Al 12 jaar is hij import manager luchtvracht bij Ritra Cargo Schiphol. Daar behandelt hij alle import zendingen. Dit doet Rob samen met zijn collega Mike. Een veelomvattende functie, waarbij ze te maken hebben met strakke deadlines, vertragingen en véél telefoontjes. Hoe gaat dat eraan toe achter de schermen? Rob vertelt.

Deadline van de klant is leidend

Vanaf de boeking tot aan de facturatie heeft Rob contact met zijn klanten. Als luchtvracht expediteur bij Ritra Cargo begeleid hij namelijk het hele transporttraject. Dit begint al bij het opvragen van de tarieven en het kiezen van de best passende vlucht.

Rob: “Afhankelijk van de deadline van de klant kijk ik welke vlucht het beste past. Hierbij let ik natuurlijk ook op de kosten. De kortste transittijd tegen de laagste kosten, dat is waar ik telkens naar op zoek ben. Gelukkig hebben we betrouwbare agenten waarmee we goed samenwerken en die me hierbij helpen.”

Dankzij de nauwe samenwerking met agenten krijgen klanten snel te horen wat de meest efficiënte optie voor hun transport is. Dan blijkt soms ook dat (alleen) luchtvracht niet de beste keuze is.

Rob: “Soms adviseer ik klanten om gebruik te maken van sea-air wanneer de deadline pas over 15 tot 20 dagen is. Vooral bij zeer grote zendingen vanuit het Verre Oosten komt dit nog wel eens voor. De luchtvrachttarieven daarvandaan kunnen soms namelijk erg hoog liggen.”

“Proactief meedenken met de klant is iets wat we hier eigenlijk allemaal wel doen”, aldus Rob. Omdat hij verantwoordelijk is voor het hele transporttraject heeft hij overal zicht op en kan hij wanneer nodig tijdig ingrijpen. Vooral wanneer er vertraging dreigt is dit van onschatbare waarde.

Rob: “Vluchten kunnen altijd vertragen, maar dat betekent niet dat een zending te laat bij de klant hoeft te zijn. Door de status van zendingen continu te bewaken, kan ik bij onverwachte gebeurtenissen tijdig bijsturen.”

Sneller afleveren door korte lijnen

Een ander belangrijk onderdeel van Rob zijn werk is goed contact onderhouden met loodsen en vervoerders. Dat de vracht meteen na aankomst op het vliegveld wordt afgeleverd, is namelijk allang niet meer vanzelfsprekend.

Rob: “Toenemend personeelstekort op Schiphol maakt dat de wachttijden bij de afhandelingsloodsen soms erg lang zijn. Dit is tegenwoordig echt een knelpunt. Om problemen te voorkomen is het belangrijk dat ik altijd een stap vooruitdenk. Daarom onderhoud ik goed contact met de supervisors in de afhandelingsloodsen. Vaak is er dan wel wat mogelijk en kan vertraging worden voorkomen.”

Vanuit de afhandelingsloods op Schiphol wordt de meeste lading naar een bij Ritra Cargo inpandige loods gebracht. Daarvandaan vindt het eindtransport plaats. Het streven is om alle standaard luchtvrachtzendingen met bestemming Benelux de volgende dag voor 14.00 uur af te leveren. Door de korte lijnen met (afhandelings)loodsen en de inklaringen die bij Ritra Cargo in-house worden opgemaakt, kan deze belofte bijna altijd worden nagekomen.

CO2-normen en stadsdistributie

CO2-neutraal transport is een belangrijke trend in de transportwereld. Zowel bij transporteurs als klanten komt hier steeds meer aandacht voor. Milieubewustzijn kent echter ook een keerzijde. Zo zijn CO2-neutrale vrachtwagens veel duurder in aanschaf en inzet. Daarom worden deze meestal alleen gebruikt voor het stadsverkeer.

Rob: ”Stadsdistributie zal in de toekomst langer gaan duren en kosten zullen stijgen. Dit komt doordat dit soort transporten eerst langs een stadsdistributiecentrum moeten. Hier worden de goederen van de gewone vrachtwagen naar de CO2-neutrale vrachtwagen overgezet. Dit kost nu eenmaal meer tijd.”

Veranderingen zijn continu. Deze omarmen en problemen voor zijn is waar een goede luchtvracht expediteur zich in kan onderscheiden. Rob: “Ik zeg altijd maar zo: het veranderen is de sport, de uitdaging en tegelijkertijd de reden dat mijn werk leuk blijft!”

Nog een kijkje achter de schermen bij Ritra Cargo? Lees hier hoe collega John een uitzonderlijk grote luchtvrachtzending met spoed op plaats van bestemming wist te krijgen.