Achter de schermen bij Operations

27 juni 2023

U ziet ze bijna niet. U hoort ze niet vaak. Maar deze Ritra collega’s zijn zó aanwezig! Op de afdeling Operations gebeurt werkelijk van alles. Maar dan vooral en het liefst, achter de schermen. Voor één keer mochten wij een dag meelopen met deze stille kracht(en) achter Team Ritra. Leest u mee hoe Wilfred, Ronald, Johan en Vivian iedere dag weer zorgen voor een vlekkeloze operatie?

Het team stelt zich voor

Nou ja, liever niet eigenlijk. Want bescheiden, dat zijn ze. Het Operations team werkt nu eenmaal het liefst áchter de schermen. Daar voelen ze zich het prettigst bij. Voor deze ene keer stemden zij in met een interview. Dat geeft u en ons een mooi inkijkje op de afdeling Operations en de mensen erachter.

Dit hechte team wordt al sinds jaar en dag bijeengehouden door Operations Manager Wilfred. Met ruim 31(!) Ritra-dienstjaren op de teller kent hij de organisatie op zijn duimpje. Deze trotse Spartaan en echte familieman weet hoe hij een prettige en gezellige werksfeer neer moet zetten. Dat blijkt ook wel uit het aantal jaren dat hij al een vast team vormt met de rest. Uiteraard speelt hun gedeelde liefhebberij voor droge Rotterdamse humor en ‘lekker eten’ hier een grote rol in.

Wie is wie?

Geboren Fries Johan is een trotse vader van drie dochters en al jaren woonachtig in regio Rotterdam. Hij is al bijna 23 jaar een vast gezicht op Operations. Die jarenlange ervaring zorgt ervoor dat hij de agentschappen kent als zijn broekzak. Dit maakt hem tot een goed bemiddelaar tussen agenten en collega’s. Daarnaast is Johan niet gestrest te krijgen en met de verantwoordelijkheid over woelige vaargebieden als Bangladesh, Myanmar, Vietnam, Thailand en Korea, is dat een zeer fijne eigenschap.

Sinds jaar en dag is Ronald het aanspreekpunt voor vaargebied China. Na zijn opleiding op de Havenvakschool en Jan Backx, deed hij vakantiewerk bij ECT en liep hij stage bij onder andere een verhuisbedrijf en expediteur. Maar al snel kwam hij terecht bij Ritra Cargo. Ronald vierde twee jaar geleden niet alleen zijn 40^e verjaardag, maar ook zijn 20-jarig jubileum. Ritra’s eigen ‘Legomaster’ is naast fervent cabrio- en motorrijder een echte doener. Hij pakt graag aan en denkt mee. Met een bak aan ervaring en een scherp oog voor precisie maakt dat hem tot een waardevolle teamplayer.

Naast zijn gebruikelijke werkzaamheden ondersteunt spin-in-het-web Wilfred zijn team en springt bij waar nodig. Op de achtergrond zorgt hij ervoor dat zijn team, maar ook andere collega’s, zonder oponthoud verder kunnen werken. Zorgen over uitblijvende releases, foutieve inkoopfacturen, Bills of Lading, niet kloppende vaarschema’s en andere akkefietjes of hobbels op de weg; hij neemt het zijn collega’s graag uit handen. Ook het klantcontact ligt Wilfred goed. Met zoveel ervaring ontkom je er niet aan om je kennis over te dragen en daar maken Ritra’s klanten dan ook maar wat graag gebruik van.

Het ‘OPS-team’ is sinds een jaar compleet. Bezige bij Vivian staat haar mannetje binnen het team. Deze reislustige dame is de trotse moeder van een zoontje van vijf. Haar Aziatische roots hielpen haar eerder aan jobs bij een groupeur en een collega-expediteur, maar bij Ritra heeft zij echt haar plek gevonden. Ze is verantwoordelijk voor boekingen uit onder andere India, Indonesië, Japan, de Verenigde Staten, Pakistan en Maleisië. Naast haar dagelijkse taken is ze erg blij met de klanten die ze zelf mag behandelen. Het geeft haar gedurende de dag een fijne afwisseling.

Ochtendje Operations

Hoe het kan dat dit team bijna onzichtbaar is voor u als klant? Het gros van hun werk vindt plaats achter de coulissen. Zij zijn de oren en ogen van ons bedrijf. U kunt het vergelijken met een machinekamer. De dag begint altijd vroeg, rond de klok van zeven uur. De mail wordt opgestart en er wordt gereageerd op vragen van overzeese agenten. Ingezonden Bills of Lading worden gecontroleerd en andere urgente zaken worden direct opgepakt.

In de ochtend worden websites van ECT, RWG en APM en rederijen geraadpleegd. Dit zal gedurende de dag nog veel vaker gebeuren. Worden er blank sailings, achtergebleven containers of roll-overs geconstateerd? Ze pikken het er hier uit. Het gebeurt grondig, begint al vroeg en eindigt pas als de laatste collega naar huis gaat (en soms zelfs nog iets later). Proactief als ze zijn wil het nog weleens voorkomen dat een van onze medewerkers zelf de rederij belt om te vertellen dat hun schip vertraagd is…

Blok Operations

Wat merkt u ervan?

De verkregen en opgevraagde info komt dus rechtstreeks bij deze afdeling vandaan. Door de dag heen wordt er zekerheid verkregen of containers aan boord zitten. Gevolgd door onze ‘Pre Arrival’, die kent u vast wel.

Zijn er veranderingen ten opzichte van vaarschema’s of aankomsttijden? Dan krijgt u bericht van vervroegde aankomst of ‘Vessel delay’’. Vertragingen zijn natuurlijk niet het leukste nieuws om te krijgen (of te brengen), maar het is wel zo prettig dat u ruim van tevoren op de hoogte bent om erop te kunnen anticiperen.

Er worden containervrijstellingen aangevraagd, inkoopfacturen gecheckt, agentenfacturen nagekeken, boekingen in de gaten gehouden en wordt er terloops bij de loods nog even nagevraagd of de groupage containers al gelost zijn. Vervolgens wordt alles wat aangepast moet worden verwerkt in Ritra’s eigen software ‘FMS’ en het (nieuwe) ‘Dashboard’.

Slechts een fractie later komt deze informatie ook in TRACOS terecht. Zo zijn wij en u altijd op de hoogte. Na deze grondige voorbereiding gaan de dossiers naar Customer Service en de Douane afdeling voor verdere afhandeling, inklaring en voorbereiding van het transport naar úw loods.

Team versus Ritra

Deze mooie quotes, die wij oppikten tijdens ons interview, maken ons best trots en willen we u daarom niet onthouden.

Ronald: ‘Het relatief kleine cluppie lijkt op een familie en is gezellig om mee te werken. Dát en de vrijheid die ik krijg om mijn werk uit te voeren zorgt ervoor dat ik het al jaren naar mijn zin heb.’

‘Na al die jaren vind ik het nog steeds een mooie uitdaging om iedere dag kwaliteit te leveren’.

Vivian: ‘De werksfeer is prettig, de werkgever attent. De mannen in mijn team zijn zorgzaam en heerlijk relaxed.’

“Vaak zeggen werkgevers dat ze meedenken, maar hier doen ze het echt.”

Johan: “Er is weinig personeelsverloop binnen Ritra. Het is gezellig en we doen het echt mét en voor elkaar.” 

Wilfred: “Ritra staat voor kwaliteit, daar doen wij als operations vooral op de achtergrond heel veel aan. We doen ons uiterste best om collega’s in staat te stellen de klanten van Ritra de beste service te verlenen.”

“Het fijne is dat we het met z’n allen doen. We weten gelukkig nog wie onze collega’s zijn.”

Meer interviews, kijkjes achter de schermen en andere leuke weetjes over team Ritra vindt u op onze nieuwspagina!