De alles-in-één oplossing voor logistieke inbound planning – het verhaal van Swiss Sense
Met een uitgebreide collectie bedden, matrassen, beddengoed en accessoires biedt slaapspecialist Swiss Sense alles voor een goede nachtrust. Het Nederlandse familiebedrijf is uitgegroeid tot een vooraanstaande speler met meer dan 100 eigen winkels en een online store in Nederland, België, Duitsland en Oostenrijk. Daarmee beschikt Swiss Sense ook over een omvangrijke logistieke inbound planning. Tot een aantal jaar geleden werd dit handmatig bijgehouden in een eigen ERP-systeem. Maar Swiss Sense groeide snel. Het plannen werd steeds complexer en tijdrovender, onder meer door steeds veranderende aankomstdata van zeecontainers. Om de groei niet in de weg te staan en klanten nog beter van dienst te kunnen zijn moest het efficiënter en eenvoudiger. Supply Chain Management platform TRACOS bood uitkomst. Sermed Gheidan, Key User bij Swiss Sense en Rob van der Velden, Order Support Officer bij Swiss Sense, vertellen welke resultaten zij met Ritra Cargo’s TRACOS hebben behaald.
Uitdaging: Complexe en tijdrovende planning
Swiss Sense krijgt wekelijks tientallen containers binnen via meerdere rederijen en expediteurs. Een overzichtelijke en foutloze logistieke planning zijn daarbij essentieel. Tot enkele jaren geleden was het intensief contact onderhouden met deze rederijen en expediteurs een dagelijkse bezigheid. Alle benodigde informatie werd vervolgens handmatig geregistreerd in het eigen ERP-systeem en een Excel-bestand. Maar Swiss Sense groeide snel en de logistieke planning barstte uit zijn voegen. Overzicht houden op eventuele vertragingen en inkomende containers werd steeds lastiger.
Sermed: “We zochten een oplossing dat ons relatief complexe systeem waarvan meerdere afdelingen afhankelijk waren kon vervangen. Vanwege de groei van onze organisatie nam ook de omvang van ons logistieke proces toe. Zo waren we vrij veel tijd kwijt aan onder meer het dagelijks contact met rederijen, leveranciers en transporteurs. Daarnaast wilden we onze klanten nog beter informeren over bijvoorbeeld de bezorgtijd van hun nieuwe bed of matras.”
Swiss Sense had in het verleden al met Ritra Cargo samengewerkt. Het contact was dus snel gelegd. Samen werd er gekeken naar de wensen en behoeften van Swiss Sense. Al snel bleek Ritra Cargo’s Supply Chain Management platform TRACOS een goede match te zijn.
Verwachtingen: hapklaar altijd de nodige informatie paraat
Swiss Sense had onder meer behoefte aan beter inzicht in de inkomende containerstroom. Daarnaast wilde Swiss Sense het contact met leveranciers, rederijen en transporteurs efficiënter inrichten en zocht het een oplossing voor de administratieve last om aankomstdata accuraat te houden.
TRACOS moest Swiss Sense dus vooral helpen om nog efficiënter, sneller en betrouwbaarder te plannen. Nu, maar ook bij verder groeiende volumes in de toekomst. Kon één platform aan al deze specifieke wensen tegemoet komen?
Aanpak: klantspecifiek online communicatieplatform
Hoe ziet het inbound planningsproces van Swiss Sense in elkaar? En waar liggen de behoeften van de logistieke planners? De antwoorden op deze vragen vertelden ons hoe we TRACOS voor Swiss Sense moesten inrichten.
Sermed: “Ritra Cargo liet een flow chart zien waarbij de werkwijze van Swiss Sense volledig was geïntegreerd in TRACOS. Geen standaard systeem, maar een oplossing die was afgestemd op onze wensen en behoeftes. Vanuit Ritra Cargo werd er daarnaast proactief meegedacht om dit nog verder te optimaliseren.”
Als basis voor de inrichting van TRACOS gebruikten we daarom de eigen inkoop- en klant ordernummers van Swiss Sense. Hieraan koppelden we vervolgens alle benodigde informatie. Denk aan B/L’s, inkoopfacturen, certificaten en douanedocumentatie. Maar ook de ETD’s, ETA’s en eventuele vertragingen linkten we aan deze klantspecifieke data.
Tot slot speelt het team van Ritra Cargo een belangrijke ondersteunende rol in TRACOS.
Rob: “Voorheen kon het voorkomen dat we relatief laat over eventuele vertragingen werden geïnformeerd. Op dat moment ben je minder goed in staat daar de uitlevercapaciteit op aan te passen.”
Team Ritra Cargo volgt continu de containers die onderweg zijn en update de ETD’s, ETA’s en vertragingen automatisch in TRACOS.
Resultaat – een planning om op te bouwen en vertrouwen
| Plannen met eigen ERP-systeem en Excel | Plannen met TRACOS | Resultaat |
|---|---|---|
| Alle documenten en updates handmatig verzamelen om de planning actueel te houden | Alle betrokken partijen werken in TRACOS en delen real-time documenten en updates | Sneller op de hoogte, foutgevoeligheid omlaag |
| Leveranciers e-mailen documentatie naar Swiss Sense | Leveranciers uploaden alle benodigde documentatie bij bijbehorende zending(en) in TRACOS | Alle informatie tijdig en overzichtelijk op één plek |
| Rederijen sturen updates over ETA en vertragingen te laat | Real-time updates in TRACOS over vertragingen en ETA’s al enkele dagen na vertrek inzichtelijk | Uitlevercapaciteit optimaal benutten en vroegtijdig inzicht in correcte loods planning |
| Uitlevering aan distributiecentrum persoonlijk afstemmen met transporteurs | Transporteur deelt in TRACOS de planning m.b.t. uitlevering aan distributiecentrum | Planners besparen veel tijd |
Sermed: “Dankzij Ritra’s Operations team zijn eventuele vertragingen heel snel terug te vinden in TRACOS en zijn we in staat daar snel op te acteren.”
Conclusie: alles-in-één oplossing dankzij maatwerk
TRACOS heeft de verwachtingen van Swiss Sense waargemaakt. Het maatwerk maakte dat het Supply Chain Platform de alles-in-één oplossing werd die de logistieke planners nodig hadden.
Sermed: “Ieder bedrijf is uniek en niemand werkt hetzelfde. Het maatwerk dat Ritra Cargo levert, is volledig afgestemd op onze wensen en behoeften. TRACOS heeft ons daarin ontzorgd. Ook bij vragen of problemen staat Ritra voor ons klaar.”
Zet vandaag nog de eerste stap naar een groeibestendige planning
Wilt u weten hoe Supply Chain Platform TRACOS de alles-in-één oplossing voor uw logistieke planning kan zijn? We laten het u graag geheel vrijblijvend zien. Laat een bericht achter in ons contactformulier of bel ons direct.
