Waarom de gegevens op uw factuur belangrijker zijn dan u denkt

27 februari 2023

Iedere zending die u verscheept wordt voorzien van een factuur. Vanzelfsprekend, maar ook vaak onderschat. Want wat is eigenlijk belangrijk om op een factuur te vermelden? Wat mag absoluut niet ontbreken en wat zijn de gevolgen voor u, als er foutieve informatie op staat? Wij leggen u graag uit welke gegevens belangrijk zijn voor een correcte afwikkeling.

Facturen en digitalisering

Een 100% juiste factuur. Het lijkt zo gemakkelijk, maar wist u dat er regelmatig iets fout gaat? Fouten leiden vaak tot ergernis, onnodig veel extra tijd en soms helaas ook tot bijkomende kosten of boetes.

Voorheen werden veel facturen manueel gecontroleerd en bemerkingen persoonlijk teruggekoppeld. Sinds digitalisering haar intrede heeft gedaan zijn veel processen geautomatiseerd en daardoor, veranderd.

Applicaties nemen ons allen veel werk uit handen, maar moeten wel nauwgezet worden gevoed met de juiste informatie. Als het één en ander verkeerd wordt ingevuld, komt dit niet altijd direct naar voren. Het is daardoor nog belangrijker geworden om informatie correct aan te leveren.

Voorkomen is beter dan genezen

Dat het dus belangrijk is om zelf ‘in charge’ te blijven is een feit. Maar waarom moet uw factuur bepaalde informatie bevatten? De Douane heeft enige tijd geleden aangegeven de handhaving en controle te verscherpen. Dit naar aanleiding van het grote aantal onvolledige en onduidelijke aangiften die zij eerder in behandeling kregen.

Samen met de Douane probeert Ritra Cargo, als AEO-gecertificeerd expediteur, de kwaliteit van aangiften te verbeteren. Dit alles begint met een juiste, volledige factuur. U, als verlader, speelt hierbij een verantwoordelijke rol. Als de gegevens op uw factuur kloppen, kunnen onze douane declaranten snel handelen. Ook wordt een volledige aangifte doorgaans sneller verwerkt door de Douane. Met als resultaat minder douanecontroles, correcties en sancties, zoals naheffingen.

Het bespoedigen van uw aangifte

Wat kunt u doen om de behandeling van uw aangifte te versnellen? Waar moet u op letten om problemen en oponthoud te voorkomen? We geven u twee alledaagse praktijkvoorbeelden.

Voorbeeld 1: Om een juiste berekening van invoerrechten te maken is het van belang om de juiste leveringsconditie op de factuur te vermelden. Staat deze er niet bij? Dan is het voor onze declaranten helaas niet mogelijk om een juiste aangifte te maken en de invoerrechten te berekenen.

Voorbeeld 2: Een goederenomschrijving moet antwoord geven op de vraag Wat is het? Op sommige facturen staat geen uitgebreide omschrijving en ontbreekt het aan de specifieke handelsbenaming van de goederen. Door het merk/productnummer èn de voornaamste kenmerken van de goederen zoals materiaal, gehalten, eigenschappen en functionaliteit toe te voegen aan de omschrijving, kunnen onze declaranten u beter advies geven over een goederencode.

Hierbij een voorbeeld van overhemden. De opgekregen goederencode is 6205300000. Echter geeft deze goederencode nog geen uitsluitsel over het materiaal; synthetische versus kunstmatige vezels.

De gegevens die u opgeeft zetten onze declaranten in de aangifte, zodat de Douane deze beter kan controleren. In deze alinea, afkomstig uit een brief die Douane Nederland aan Ritra Cargo heeft gestuurd, stellen zij het volgende:

Een handige checklist

Als handig naslagwerk of om uw kennis weer eens op te frissen, hebben wij de minimale voorwaarden waaraan een factuur moet voldoen, voor u op een rijtje gezet:

• Factuurnummer + factuurdatum
• Factuurbedrag en valuta
• Leveringsconditie + plaats van de gemaakte afspraak (Incoterms)
• NAW-gegevens leverancier
• NAW-gegevens koper
• Aantal dozen + gewicht
• Omschrijving van de goederen (handelsbenaming)
• Materiaal van het artikel (benoeming kenmerken)
• Ondertekening

Sommige zendingen hebben daarnaast nog wat extra aandacht nodig. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan zendingen met licentiegoederen of royalty’s, of facturen waar een correcte REX-verklaring op moet staan, wanneer u uit een APS-land importeert.

Vragen over uw facturen?

Neem voor vragen over uw facturen contact op met uw Ritra Cargo contactpersoon. Hij of zij kijkt graag met u mee en voorziet u desgewenst van passend advies.